Die Lernfähigkeit einer Organisation ist ein zentraler Wettbewerbsfaktor. Ein kontinuierlicher Wissens- und Erfahrungsaustausch ist eine wichtige Voraussetzung für Innovationen. Die Einführung von Wissensbilanzen kann helfen, die Mitarbeiter für dieses Thema zu sensibilisieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• was eine Wissensbilanz ist,
• wie eine Wissensbilanz erstellt wird.

Was ist eine Wissensbilanz?

Im folgenden Beitrag wird in acht Schritten ein Verfahren zur Erstellung einer Wissensbilanz dargelegt. Auf die vorgestellte Art und Weise kommt es vor allem in Klein- und Mittelbetrieben zur Anwendung und hat sich in der Praxis bereits erfolgreich bewährt.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen KMU ist Wissensmanagement überall und nirgends zu finden. Fast nirgends, wenn man explizit nach Projekten zu dem Thema fragt. Fast überall, wenn man nach spezifischen Lösungen für Problembereiche wie zum Beispiel Qualitätsmanagement, Kundenbetreuung, Ideenmanagement und Personalentwicklung recherchiert. Eine Vielzahl innovativer Lösungen zum effizienten Umgang mit Wissen sind in KMU anzutreffen. Die vielen Vorteile eines KMU gegenüber einem Großunternehmen, wie zum Beispiel hohe Prozesstransparenz und beschleunigte Prozesse, Vermeidung von Doppelarbeit, schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter, gezielterer Mitteleinsatz im Weiterbildungsbereich, verbesserte Kommunikation zum Kunden, verkürzte Reaktionszeiten und eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung hängen bewusst oder unbewusst mit praktiziertem Wissensmanagement zusammen.

Zur Erfassung und Bewertung des immateriellen Vermögens im Unternehmen eignen sich Wissensbilanzen. Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Beantwortung der Fragestellung: »Wie messen wir den Wissensbestand und die Wissensnutzung und wie steuern wir die Entwicklung unseres Wissens heute und in Zukunft?[1] Denn sie erfasst und bewertet das unsichtbare, immaterielle Vermögen im Unternehmen das Kapital, das sich hinter den Wissensressourcen Mitarbeiter, Kunden und Prozesse verbirgt. [2] In Form eines Berichtes der Wissensbilanz wird das immaterielle Vermögen eines Unternehmens sowie laufende, abgeschlossene und geplante Initiativen zu dessen Veränderung erfasst. [3] Am Ende einer durchgeführten Wissensbilanz im Unternehmen steht eine strukturierte Aktivitätenliste beziehungsweise Maßnahmenplanung, die es ermöglicht, an den identifizierten Schwachstellen gezielt zu arbeiten.

Die Wissensbilanz dient gleichzeitig einer systematischen Strategie und Organisationsentwicklung. Sie schafft Transparenz über die grundsätzliche Ausrichtung der Organisation und ihre strategischen Prioritäten. Wissensbilanzen finden hohe Akzeptanz bei Kreditgebern und Partnern, die dadurch mehr Transparenz erhalten über interne Strukturen, Kompetenzen im Unternehmen, die Unternehmenskultur und andere Faktoren, die auf die Wertschöpfung Einfluss nehmen.

Eine sehr große Hilfestellung bei der Durchführung einer Wissensbilanz im Unternehmen leistet die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie BMWi herausgegebene CD-ROM Wissensbilanz-Toolbox. [4] Die Wissensbilanz-Toolbox ist eine Unterstützungssoftware für mittelständische Wissensbilanz-Anwender mit dem Ergebnis eines vollständigen Wissensbilanzberichtes. Das Programm führt durch den gesamten Wissensbilanzprozess, hilft bei der Erfassung der Einflussfaktoren sowie der Indikatoren des intellektuellen Kapitals, visualisiert die Daten und enthält sehr aufschlussreiche Hintergrundinformationen zur praktischen Durchführung.

Zur Erstellung einer Wissensbilanz sind festgelegte Verfahrensschritte notwendig, die einem bestimmten Ablauf folgen sollten. Erst damit wird gewährleistet, dass alle relevanten Prozesse des Unternehmens strukturiert und systematisch erfasst werden.

Folgende schrittweise Vorgehensweise hat sich in der Praxis bewährt:

Nachfolgend werden die vorbereitenden Maßnahmen zur Projektplanung sowie die acht einzelnen Schritte vorgestellt und anhand von Beispielen erläutert. Damit wird ein Instrumenten-Baukasten zur Verfügung gestellt, der Klarheit verschafft über die Güte der Geschäftsprozesse und damit verbundene Möglichkeiten zur Ablaufverbesserung.

Die Projektplanung und Projektvorbereitung

Ganz entscheidend für den Erfolg des gesamten Prozesses ist die richtige Herangehensweise an das »Projekt Wissensbilanzierung«.

Einerseits ist dem Projekt ein stabiler Rahmen vorzugeben. Andererseits sollten innerhalb des Rahmens höchstmögliche Flexibilität für kreatives Denken und selbstständiges Handeln gewährt werden. Voraussetzung für das Einschlagen neuer Wege ist Offenheit für Veränderungen statt Festhalten an starren Vorgaben. Motto sollte sein: Realisierung im Kleinen Denken im Ganzen.

Die Projektplanung bildet das Fundament und regelt folgende Punkte im Vorfeld:

• Aufgabenstellung

• Projektleitung

• Zusammenstellung des Projektteams

• Zeit- und Terminplanung

• Workshop-Vorbereitung

• Besonderheiten

Im Rahmen der Aufgabenstellung ist festzulegen, für welchen Bereich der Gesamtorganisation des Betriebs die Wissensbilanz durchgeführt werden soll. Was gehört gegebenenfalls nicht mehr dazu und was wird zusätzlich betrachtet.

Die Projektleitung sollte Erfahrungen im Projektmanagement mitbringen, um effizient steuern zu können und die zeitlichen Kapazitäten haben, um das Wissensbilanz-Projekt optimal zu betreuen.

Die Zusammenstellung des Projektteams ist bei der Erstellung einer Wissensbilanz von hoher Bedeutung. Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt, dass hierarchieübergreifende Teams den größten Erfolg versprechen. Die Auswahl der beteiligten Mitarbeiter ist sorgfältig zu treffen, die Einbindung der obersten Geschäftsführung ein Erfolgsfaktor. Die Diskussionen sollten jedoch nicht nur das Selbstverständnis der Führung abbilden. Die hierarchische Weisungsbefugnis ist im Rahmen der Projektarbeit aufgehoben. Für »Bodenhaftung« sorgt deshalb die richtige Teamzusammensetzung. Die Meinungsführer im Betrieb sind mit in das Boot zu nehmen, damit später die Akzeptanz bei nichtbeteiligten Mitarbeitern gesichert wird. Idealerweise umfasst das Projektteam fünf bis zehn Mitglieder. Es hat sich bewährt, eine Liste zu erstellen, in der der Name und der Aufgabenbereich der Teilnehmer festgehalten werden.

Die Zeit- und Terminplanung ist ebenfalls mithilfe eines Tableaus zu erstellen, aus dem hervorgeht, welche Arbeitsschritte an welchem Termin oder innerhalb welchen Zeitraums von welchen Personen erledigt sein sollten. Die Projektleitung koordiniert die Einhaltung der Planung.

Im Rahmen der Workshop-Vorbereitung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs sollte darauf geachtet werden, dass alle benötigten Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen. Flipcharts, Metaplantafeln, Moderationskoffer, PC/Notebook und Beamer für Wissensbilanz-Toolbox sowie Schreibunterlagen für die Teilnehmer sind bereit zu halten.

Falls Besonderheiten in der Zusammensetzung des Projektteams oder in der Zeit- und Terminplanung zu berücksichtigen sind, empfiehlt es sich, diese schriftlich zu fixieren.

Schritt 1: Beschreibung der Ausgangssituation und des Geschäftsmodells

Zur Beschreibung der Ausgangssituation und des Geschäftsmodells ist zunächst eine Datenerfassung notwendig. Folgende Fragen sollten hierzu beantwortet werden: