Wie gelingt es, trotz Arbeitszeitreduzierung, Stelleneinsparung und dem altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeitern die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren? Im GKSS-Forschungszentrum fiel die Entscheidung auf eine Umstrukturierung unter Berücksichtigung der bestehenden personellen Kapazitäten.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wie Arbeitsabläufe optimiert werden können,
• welche Veränderungen in den Geschäftsprozessen vollzogen wurden,
• was im Zuge der Veränderungsprozesse neu organisiert und strukturiert wurde.

Kurzdarstellung der Firma

Das GKSS-Forschungszentrum Geesthacht

Das GKSS-Forschungszentrum in Geesthacht bei Hamburg ist Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren HGF mit einem weiteren Standort in Teltow bei Berlin. Mit seinen etwa 700 Mitarbeitern betreibt es in Zusammenarbeit mit Hochschulen und Industrie Forschung und Entwicklung in den Bereichen Küstenforschung, Funktionale Werkstoffsysteme, Medizintechnik und Strukturforschung mit Neutronen und Synchrotronstrahlung. Die Forschung und Entwicklung der HGF ist in fach-, instituts- und zentrenübergreifenden Programmen strukturiert.

GKSS leistet Beiträge zur nachhaltigen Gestaltung der Zukunft der Industriegesellschaft durch naturwissenschaftlich-technische Forschungs- und Entwicklungsarbeit, in enger Fach- und Ländergrenzen überschreitenden Zusammenarbeit mit anderen wissenschaftlichen Institutionen der Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen.

Unternehmensgrundsätze

Hierbei richten wir uns nach folgenden Grundsätzen:

• Wir entwickeln unser Forschungsprogramm im Zusammenwirken mit Nutzern und Förderern unserer Arbeit.

• Wir arbeiten in vernetzten Forschungsstrukturen, um komplexere Aufgaben zu lösen.

• Wir führen unsere F&E Arbeiten bis zur Anwendung und erwirtschaften einen Teil unseres Umsatzes durch Aufträge aus Forschung und Entwicklung.

• Wir veröffentlichen die Ergebnisse unseres F&E-Programms.

• Wir stellen uns einer regelmäßigen externen Erfolgskontrolle, arbeiten nach den Regeln »guter wissenschaftlicher Praxis« und implementieren das erforderliche Qualitätsmanagement.

• Wir legen Ziele und Rahmenbedingungen unserer Arbeit gemeinsam fest und informieren einander umfassend. Wir fördern Entwicklung und berufliche Fortbildung unserer Mitarbeiter.

• Wir fördern den Nachwuchs durch wissenschaftliche und betriebliche Ausbildung und beziehen ihn in unsere Arbeit ein.

• Wir sind zum offenen Dialog mit allen gesellschaftlichen Gruppen bereit, stellen den Medien umweltrelevante Informationen zur Verfügung und arbeiten mit Behörden und anderen Institutionen im Umweltschutz zusammen.

Kurzdarstellung des Projekts

Trend zu mehr Flexibilisierung

Die GKSS-Forschungszentrum GmbH ist Zuwendungsempfängerin des Bundes und der Länder und dadurch den Strukturen der öffentlichen Verwaltung und dem Tarifrecht angepasst. Um dem aktuellen Trend zu mehr Flexibilisierung in der Arbeitswelt Rechnung zu tragen, wurde ab 1. Juli 02 in der Personalabteilung ein grundlegender Umstrukturierungsprozess umgesetzt. Ziel ist es, den kundenorientierten Service der Personalabteilung zu verbessern.

Wie aber gelingt es, trotz Arbeitszeitreduzierung, Stelleneinsparung und dem altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeitern die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren? Nach interner Prüfung aller Geschäftsprozesse fiel die Entscheidung auf eine Umstrukturierung unter Berücksichtigung der bestehenden personellen Kapazitäten in der Abteilung. In Mitarbeiter- und Teamgesprächen wurden die Prozesse analysiert und entsprechend der neuen Strukturen verändert und gestaltet. Der Teil I des Projektberichtes umfasst die organisatorischen, personellen und aufgabenseitigen Veränderungsprozesse. Im Teil II sind die Abläufe der Geschäftsprozesse dokumentiert, die jedoch in diesem Konzept inhaltlich nicht mit aufgeführt sind.

One face to the customer

Die moderne Formel heißt »One face to the customer«. In der Praxis bedeutet diese Veränderung: GKSS-Mitarbeiter werden künftig von Personalreferenten betreut, deren Zuständigkeiten zugunsten optimaler Service-Bedingungen neu geregelt sind. Dafür sorgt ein grundlegender Wechsel vom bisher funktionalen zum Referenten-System. Zur Unterstützung der Teamprozesse wurde im Dezember 2001 ein Seminar »Teamentwicklung und Positionierung der Personalabteilung« durch die AFW Wirtschaftsakademie durchgeführt, an dem alle Mitarbeiter/-innen der Personalabteilung teilnahmen.

Über eine Fragebogenaktion sind auch die Meinungen der Führungskräfte und Mitarbeiter der GKSS in den Umstrukturierungsprozess eingeflossen.

Neue Dienstleistungsphilosophie

Welche Änderungen erwarten die Nutzer der neuen Dienstleistungsphilosophie? Mitarbeiter der GKSS wenden sich künftig in sämtlichen Angelegenheiten an einen der insgesamt vier Personalreferenten der GKSS. Diese Ansprechpartner sind fortan Personalsachbearbeiter und Lohnsachbearbeiter in Personalunion. Sie betreuen weiterhin bestimmte Institute und Zentralabteilungen.

Ab 1. Juli 02 wurde das Projekt praxiswirksam. Die Mitarbeiter der GKSS-Forschungszentrum GmbH wurden von der Personalabteilung jeweils über die Abteilungsleitungen der Institute und Zentralabteilungen schriftlich über die Veränderungen, Zuständigkeitsbereiche, Ansprechpartner und Präsenzzeiten informiert. Der Umstrukturierungsprozess wurde mit minimalem Kostenaufwand durch die internen Mitarbeiter der Personalabteilung umgesetzt und durch eine externe Projektleiterin begleitet. Zum Gesamtprojekt gibt es eine Veröffentlichung in der Juli-Ausgabe der Mitarbeiterzeitschrift »Unter Uns« und einen Projektbericht im Umfang von 156 Seiten.

Organisation der Personalabteilung

Ablösung des funktionalen Systems

Personalsachbearbeiter werden zu Personalreferenten

In der bisherigen Organisation der Personalabteilung waren die Sachgebiete in die traditionelle Personalsachbearbeitung und die Lohn- und Gehaltssachbearbeitung unterteilt. Die Personalsachbearbeiter und Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltssachbearbeitung werden künftig als Personalreferenten tätig sein und die Tätigkeitsgebiete Personal und Lohn/Gehalt für definierte Betreuungsbereiche komplex bearbeiten. Die Gründe für den Umstrukturierungsprozess in der Personalabteilung sind in der Abbildung 1 dargestellt.

Referentensystem löst funktionales System ab

Die organisatorische Veränderung sieht die Ablösung des funktionalen Systems durch ein Referentensystem vor. Damit haben die Mitarbeiter der GKSS-Forschungszentrum GmbH für individuelle Personalangelegenheiten einen zuständigen Ansprechpartner im Personalwesen. Weitere Vorteile, der Nachteil und die Konsequenz sind in der Abbildung 2 aufgelistet.

Folgende Tätigkeitsgebiete wurden einbezogen:

• Grundsatzsachbearbeitung

• Gruppenleitung Lohn und Gehalt

• Personalsachbearbeitung

• Lohn- und Gehaltssachbearbeitung

• Personalcontrolling

Im Projektzeitraum wurden die in der Abbildung 3 dargestellten Komplexe untersucht und bearbeitet.

Weitere Maßnahmen

a Neuordnung der Geschäftsfelder: Neue Organisation der Gebiete

Die Tätigkeitsgebiete der Personalsachbearbeitung und der Lohn- und Gehaltssachbearbeitung werden in der künftigen Organisation vom Personalreferenten wahrgenommen. Das Tätigkeitsgebiet Gruppenleitung Lohn und Gehalt entfällt in der bisherigen Form, fachliche Inhalte werden vom Tätigkeitsbereich Personalcontrolling übernommen. Die damit verbundene Veränderung in den Geschäftsfeldern zeigt die Abbildung 4. Personalsachbearbeitung sowie Lohn- und Gehaltssachbearbeitung wurden in einem Geschäftsfeld vereint, mit zusätzlichen Anteilen aus der Gruppenleitung Lohn und Gehalt. Die gesamten Prozesse u. a. der Abrechnung und der Personal-Datensysteme werden im Geschäftsfeld Personalcontrolling zusammengefasst.

b Räume: Neue Aufteilung der Raumkapazität

Die vorhandene Raumkapazität wurde zur Schaffung von Einzelarbeitsplätzen für die Personalreferenten und einem zusätzlichen Raum für den neuen Tätigkeitsbereich Personalcontrolling neu aufgeteilt.

c Tätigkeitsbeschreibung: Aufgaben des Personalreferenten

In der Tätigkeitsbeschreibung »Personalreferent/-in« sind für das neue Tätigkeitsgebiet in einheitlicher Form die mit der Stelle verbundenen Aufgaben und Befugnisse, ihre Anforderungen, die Ausstattung sowie die Einordnung in die Gesamtorganisation festgelegt. Teilweise sind für die Personalreferenten individuelle Sonderaufgaben vereinbart.

d Organigramm: Strukturveränderungen

Abb. 2:

Vorteile, Nachteile und Konsequenz der Organisatorischen Veränderung

Abb. 3:

Komplexe der Umstrukturierung

Abb. 4:

Geschäftsfelder