Wenn es um die Frage nach dem Erfolg eines Projektes geht, werden neben der Qualität der erbrachten Leistung immer häufiger auch Kriterien wie die Zufriedenheit des Auftraggebers oder der wirtschaftliche Gewinn durch das Projekt betrachtet. Doch wie kann man Projekterfolg wirklich systematisch messen?

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• was man unter Projekterfolg versteht,
• welche Aspekte bei der Messung des Projekterfolgs zu berücksichtigen sind,
• mit welchen Instrumenten und Modellen sich Projekterfolg messen lässt.

Die Bedeutung der Messung von Projekterfolg

Projekte spielen für Unternehmen sämtlicher Branchen in Zukunft eine immer bedeutendere Rolle. Die Studie »Expedition Deutschland« [1] der Deutsche Bank Research geht davon aus, dass im Jahr 2020 ein Anteil von 15% der Wertschöpfung in Deutschland in der Projektwirtschaft erzielt werden wird. Im Jahr 2007 lag dieser Anteil noch bei 2%. Insbesondere der deutsche Mittelstand werde von dieser Entwicklung profitieren.

Infolge dieser Entwicklung werden Unternehmen einen wesentlich größeren Anteil an Ressourcen in Projekte investieren. Nach Abschluss eines Projektes stellt sich für jedes Unternehmen die Frage, wie erfolgreich das Projekt war beziehungsweise welcher Nutzen den durch das Projekt verursachten Kosten gegenübersteht. Zudem wird es von wachsender Bedeutung sein, den Prozess der Projektdurchführung an sich zu verbessern und Schwachstellen identifizieren. Grundlage dieser beiden Betrachtungen ist eine effiziente und aussagekräftige Messung des Projekterfolgs. Lange Zeit wurde ein Projekt dann als erfolgreich angesehen, wenn es die verlangte Leistung in der gewünschten Qualität zu den vorher festgelegten Kosten und in der vorgesehenen Zeit erbrachte. Diese Betrachtung ist inzwischen überholt. Immer öfter werden auch Erfolgskriterien wie die Zufriedenheit des Auftraggebers oder der wirtschaftliche Gewinn, der durch das Projekt erzielt werden konnte, zur Beurteilung des Projekterfolgs herangezogen.

Die Messung des Projekterfolgs ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektcontrollings. Ziel ist es hierbei in erster Linie, eine Beurteilung oder Bewertung eines Projektes nach dessen Abschluss zu ermöglichen. Diese Bewertung kann zum Beispiel dazu genutzt werden, den Erfolg verschiedener Projekte miteinander zu vergleichen oder die Leistung von Projektverantwortlichen zu bewerten bzw. zu vergleichen. Wesentlich für diese Betrachtung ist zum einen die Tatsache, dass kein Projekt dem anderen gleicht. Zum anderen muss bei der Bewertung von Projektverantwortlichen darauf geachtet werden, dass der jeweilige Verantwortliche nur anhand der Kriterien bewertet wird, die er auch beeinflussen kann.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter Projekterfolg zu verstehen ist und welche Aspekte bei der Messung von Projekterfolg zu berücksichtigen sind. Zudem erhalten Sie eine aktuelle Übersicht über Instrumente zur Messung von Projekterfolg. Abschließend wird Ihnen ein neues, praxisnahes Modell zur Messung von Projekterfolg vorgestellt, welches ein aussagekräftiges Ergebnis liefert und einen Vergleich von Projekterfolg verschiedener Projekte ermöglicht.

Wesentliche Aspekte bei der Messung von Projekterfolg

Im Rahmen der Erfolgsmessung in Projekten tauchen zwei Begriffe immer wieder auf: Projekterfolg und Projektmanagementerfolg. Diese beiden Ausdrücke werden oft synonym verwendet und sind auch in der Literatur nicht immer einheitlich definiert. Für das Verständnis dieses Textes ist es wichtig, den Unterschied zwischen ihnen kurz zu erklären.

Unter dem Projektmanagementerfolg sind sämtliche Aspekte des Erfolgs eines Projektes zu verstehen, die mit der Durchführung oder dem Management des Projektes an sich zusammenhängen. Der Projektmanagementerfolg umfasst zum Beispiel die Erfolgskriterien Zeit, Kosten, Qualität, Zufriedenheit des Projektteams.

Demgegenüber steht der Systemerfolg. Unter diesem Begriff wird der Erfolg des durch das Projekt verfolgten Systems oder Ergebnisses verstanden. Im Rahmen eines Produktentwicklungsprojektes würde man unter dem Systemerfolg den Erfolg des neuen Produktes verstehen. Der Systemerfolg umfasst beispielsweise Erfolgskriterien wie den wirtschaftlichen Erfolg des erzeugten Produkts oder die Zufriedenheit des Projekteigentümers mit dem erzielten Ergebnis.

Die beiden Aspekte Projektmanagementerfolg und Systemerfolg bilden zusammen den Projekterfolg [2]. Wenn also vom Projekterfolg gesprochen wird, so ist von der Gesamtheit des Projektes, also von Projektdurchführung und Projektergebnis bzw. deren Erfolg die Rede. Wesentlicher Unterschied zwischen den beiden Bestandteilen des Projekterfolgs ist es, dass in der Regel ausschließlich der Projektmanagementerfolg vom Projektverantwortlichen oder Projektleiter beeinflusst werden kann. Den Systemerfolg, also zum Beispiel der Erfolg eines neuen Produktes, kann der Projektleiter hingegen weder abschätzen noch beeinflussen. Daher ist es wichtig, den Projektleiter bei einer etwaigen Beurteilung seiner Leistung auch nur anhand des Projektmanagementerfolgs zu bewerten.

Modelle zur Messung von Projekterfolg

Es gibt eine Vielzahl an Modellen und Instrumenten zur Messung von Projekterfolg. Im Folgenden sollen daraus drei Modelle näher dargestellt werden, die durch eine besonders hohe praktische Relevanz gekennzeichnet sind:

• das Multidimensional Strategic Concept,

• die Balanced Scorecard für Projekte und

• das Modell Project Excellence.

Als weitere Modelle seien an dieser Stelle noch das X Model [5], ein auf dem Prinzip des Projektstrukturplans aufbauendes Verfahren [6], sowie die Erfolgsmessung auf Basis kritischer Erfolgsfaktoren [7] genannt. Bei diesen Modellen handelt es sich um theoretische Ansätze zur Messung von Projekterfolg. Daher ist eine nähergehende Betrachtung im Rahmen dieses Beitrags nicht zielführend.

Multidimensional Strategic Concept

Das Modell des »Multidimensional Strategic Concept« [4] setzt sich aus den vier Erfolgsdimensionen Projekteffizienz, Wirkung auf den Kunden, Geschäfts- und direkter Erfolg und Vorbereiten für die Zukunft zusammen. Diese Erfolgsdimensionen wiederum enthalten unterschiedliche Erfolgskriterien. So umfasst die Dimension Projekteffizienz beispielsweise die Erfolgskriterien Zeit- und Budgeteinhaltung, die Dimension Wirkung auf den Kunden unter anderem die Kundenzufriedenheit und funktionale Erfordernisse. Unter der Erfolgsdimension Geschäfts- oder direkter Erfolg sind Kriterien wie der Profit oder der Gewinn neuer Marktanteile zusammengefasst. Die Erfolgsdimension Vorbereiten für die Zukunft schließlich beinhaltet diejenigen Erfolgskriterien, welche die Vorbereitung der organisatorischen und technologischen Infrastruktur für die Zukunft betreffen. Als wesentliche Erfolgskriterien dieser Erfolgsdimension sind zum Beispiel Ideen für neue Märkte oder Innovationen zu nennen.

Im Rahmen der konkreten Messung des Projekterfolgs kommt diesen Größen eine hohe Bedeutung zu. Wesentliches Element des Modells ist die Überlegung, dass für den Projekterfolg nicht alle Dimensionen immer gleich wichtig sind. Je nach Projekttyp ist beispielsweise einmal die Projekteffizienz besonders wichtig, ein andermal die Wirkung auf den Kunden. Aus diesem Grund unterscheidet das Modell vier Projekttypen entsprechend ihrem Technologiegrad. Je nachdem, ob es sich bei dem betrachteten Projekt um ein Niedrig-, Mittel-, Hoch- oder Superhochtechnologieprojekt handelt, kommt den einzelnen Erfolgsdimensionen eine unterschiedliche Bedeutung zu. Bei Niedrigtechnologieprojekten, zu denen beispielsweise Projekte im Straßenbau gehören, ist die Projekteffizienz von wesentlicher Bedeutung für den Projekterfolg und deutlich wichtiger als die anderen Erfolgsdimensionen. Demgegenüber spielt Projekteffizienz bei Superhochtechnologieprojekten, wie beispielsweise der Entwicklung neuer Technologien, nur eine untergeordnete Rolle. Bei diesem Projekttyp ist im Gegenzug die Dimension Vorbereiten für die Zukunft besonders wichtig für den Erfolg. Eine exakte Zusammenstellung der einzelnen Projekttypen sowie der Bedeutung der jeweiligen Erfolgsdimensionen für diese Projekttypen ist in Abbildung 1 dargestellt.

Dem jeweiligen Projekttyp entsprechend werden die einzelnen Erfolgsdimensionen vor Beginn des Projektes gewichtet. Nach dessen Abschluss wird überprüft, inwieweit die einzelnen Kriterien bzw. Dimensionen erfolgreich waren, und es werden Ist-Werte für die Kriterien der einzelnen Dimensionen erhoben. Diese Erfolgsmessung anhand der Ist-Werte und die Gewichtungen fließen in die abschließende Messung des Projekterfolgs ein und liefern somit eine konkrete Aussage über den Projekterfolg.

Balanced Scorecard für Projekte

Der Ansatz der Balanced Scorecard BSC wurde 1992 von Kaplan und Norton veröffentlicht. [8] Die Balanced Scorecard ist ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem, das vier Perspektiven integriert:

• finanzielle Perspektive,

• Kundenperspektive,

• betriebsablaufinterne Perspektive,

• Innovations- und Wissensperspektive.

Diese vier Perspektiven enthalten jeweils mehrere Erfolgskriterien, die zu einer integrierten Unternehmensbetrachtung herangezogen werden. Die einzelnen Perspektiven der Balanced Scorecard sind in Abbildung 2 dargestellt.