Die IT in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet unter ganz besonderen Voraussetzungen, die ihre Leistungsfähigkeit beeinflussen, mitunter sogar lähmen. Eine Analyse dieser Rahmenbedingungen eröffnet Möglichkeiten, die IT weiter zu professionalisieren und ihre Leistungsfähigkeit zu steigern.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• unter welchen spezifischen Verhältnissen die IT in der Öffentlichen Verwaltung arbeitet,
• wie durch organisatorische Verbesserungen die Leistungsfähigkeit gesteigert werden kann,
• Handlungsempfehlungen für die Verwaltungspraxis.

In diesem Kapitel beleuchten wir die typischen Verhältnisse, unter denen die IT-Serviceerbringung in der Öffentlichen Verwaltung stattfindet. Die gegenwärtige Situation wurde von Verwaltungs-Insidern analysiert und im Rahmen des Arbeitskreises »IT-Service-Management in der Öffentlichen Verwaltung« im itSMF verifiziert. Natürlich enthalten die Beiträge immer eine persönliche Sichtweise der Autoren und manchmal auch eine gewisse Überzeichnung der Lage, um die Problematik pointiert herauszuarbeiten.

Der folgende Text stellt Beobachtungen zu acht verschiedenen Themenfeldern der IT in der ÖV dar und leitet daraus typische Erkenntnisse ab. Anschließend lesen Sie Handlungsempfehlungen, die zu einer Professionalisierung und Leistungssteigerung der IT in der Öffentlichen Verwaltung beitragen sollen. Es handelt sich um die Dimensionen:

• Strategische Ausrichtung des IT-Einsatzes

• Leistungsbeschreibung und Portfoliomanagement

• Expansion durch Kooperation

• Steuerung / Controlling / Motivation in der ÖV

• Bindung der IT-Organisation an ihre Verwaltung und dafür erforderliche Freiräume

• Stärkung der Identifikation mit Servicerollen

• Konsequente Umsetzung von Prozess- und Rollenbeschreibungen

• Personalentwicklungskonzepte

Sie finden am Beginn jedes Beitrags eine Stichwortsammlung, die zur Orientierung dienen soll. Danach folgen Beobachtungen und Erkenntnisse und schließlich die Handlungsempfehlungen, mit denen erkannte Hemmnisse beseitigt werden können.

Strategische Ausrichtung des IT-Einsatzes

Stichworte:

Sehr unterschiedliche Strategieansätze bei Bund, Ländern und Kommunen

Kein anerkannter Nutzen für strategische Ausrichtung

Kein gemeinsames Verständnis für die Inhalte einer IT-Strategie

Häufig nur Standardisierungsbemühungen

Ruf nach einem CIO auf allen Ebenen

Beobachtungen und Erkenntnisse

»Wenn man das Ziel nicht kennt, ist kein Weg der richtige« sagt ein Sprichwort. »Wenn jede Verwaltung andere Ziele verfolgt, wird man sich schwerlich treffen« möchte man hinzufügen.

Die Öffentliche Verwaltung hat den Nutzen einer abgestimmten IT-Strategie bisher nur ansatzweise erkannt. Bemühungen, durch eine Standardisierung die Vielfalt möglicher Lösungen zu verringern, gab es schon früh, denn angesichts beschränkter Ressourcen ist große Vielfalt einfach zu teuer. Leider orientierte sich diese Standardisierung nicht an strategischen Zielen denn es gab keine , sondern meistens an der Frage: »Welche Lösung bietet die größte Investitionssicherheit?« oder anders ausgedrückt: »Welcher Anbieter hat die größten Marktanteile und wird mit seiner Lösung überleben?«. Dass so keine Homogenität und Interoperabilität entstehen kann, bedarf keines großen Nachdenkens.

Sicher ist auch die Selbstverwaltungshoheit Grund für das Fehlen einer abgestimmten IT-Strategie. Auf Bundes- und Landesebene gibt es eine große Zahl von Einrichtungen und Verwaltungsgliederungen, die eine eng umrissene Aufgabe erfüllen, aber untereinander nur wenige Gemeinsamkeiten haben. Allein auf Bundesebene finden sich 431 Organisationen: 22 Oberste Bundesbehörden, 69 Bundesoberbehörden, 36 Bundesmittelbehörden, 304 Bundesunterbehörden.

In der Konsequenz entwickelte jede Einrichtung ihre IT-Unterstützung in eigener Verantwortung. Und nicht zu vergessen die über 12.000 Kommunen in Deutschland, von denen jede mit dem Recht ausgestattet ist, ihre innere Organisation selbst zu gestalten. Die überwiegende Anzahl hat ihre IT-Fragen in die Hand von »Fachleuten« gelegt 53 IT-Dienstleister [1] bedienen etwa 10.000 Kommunen. Diese kommunalen Dienstleistungsunternehmen versuchen, für die in unterschiedlicher Weise spezifizierten Bedarfe geeignete Lösungen zu finden bzw. zu entwickeln. Natürlich hat hier Kundenorientierung eine höhere Priorität, als Vereinheitlichung oder die Beachtung einer gemeinsamen Strategie. Die Vielfalt, die hier trotz knapper Kassen entstanden ist, ist nicht verwunderlich. Es bleibt bei der selben Konsequenz, denn es macht keinen großen Unterschied, ob man keine Strategie hat oder hunderte.

Der Bund kann für sich in Anspruch nehmen, dieses Dilemma als erster erkannt zu haben. Vor dem Hintergrund der E-Government-Vorhaben hat er zunächst für die Bundesverwaltung aber durch die Notwendigkeit des Zusammenwirkens von Verfahren letztlich auch für Länder und Kommunen die »Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen SAGA [2]« entwickelt und damit eine Grundlage für Interoperabilität, Plattformunabhängigkeit und Investitionssicherheit von IT-Systemen geschaffen. Bei der Entwicklung der SAGA-Standards derzeit ist Version 4.0 aktuell galt es die üblichen internen und externen Widerstände zu überwinden. Viele Lobbyisten fürchteten um gute Verdienstmöglichkeiten, wenn Transparenz und Offenheit in der IT Einzug halten.

Mit SAGA wurde einem großen Interessentenkreis erstmals schlüssig dargelegt, wie die Themen Offene Standards, Herstellerunabhängigkeit, Skalierbarkeit und Wiederverwendbarkeit der Komponenten einer IT-Umgebung zu einer größeren Wirtschaftlichkeit führen. Hierzu wurden technische Normen, Standards und Architekturen, sowie Grundprinzipien für den Verfahrenseinsatz beschrieben, an denen sich heute viele öffentliche Verwaltungen orientieren. Allerdings: Auch SAGA ist nur ein Baustein einer IT-Strategie.

Über die Frage, was alles Bestandteil einer IT-Strategie ist, bzw. was sie enthalten muss, um diesen Namen zu verdienen, gibt es innerhalb der Öffentlichen Verwaltung einige wenige, aber dafür sehr unterschiedliche Ansichten. Einigkeit besteht darüber, dass sich die IT-Strategie an der »Verwaltungsstrategie« auszurichten hat; vergleichbar dem »Business-/IT-Alignment« in der Privatwirtschaft. Darauf wird an anderer Stelle vertieft eingegangen.

Grundsätzlich bezieht sich eine IT-Strategie auf den gesamten Bereich der IT-Dienstleistung, die eine Verwaltung konsumiert. Sie wird auf den Feldern, die durch eigene Mitarbeiter umgesetzt werden, durch die Servicestrategie ergänzt. Bausteine einer IT-Strategie sind z.B.

• Software-/Entwicklungsstrategie

• Architekturstrategie

• Infrastrukturstrategie

• Sourcingstrategie

• Sicherheitsstrategie inkl. Desaster Recovery

um nur einige zu nennen. Aber auch Themen wie Investitionsplanung, Personal- und Skill-Management, ebenso wie das Service-Management sollten strategisch ausgerichtet werden.

Bei diesem Thema liegt eine Frage nahe: »Welchen Nutzen bringt denn eine Strategie überhaupt?« Diese mitunter rhetorische Frage ist insofern tückisch, weil sie von den Risiken ablenkt, in die man ohne eine Strategie gerät. Die richtige Frage lautete eigentlich: »Wie lange kann man ohne Strategie noch überleben?«. Denn es ist keineswegs so, dass eine IT-Abteilung in der Öffentlichen Verwaltung vor Konkurrenz geschützt ist. Der Wettbewerb wächst: Andere öffentliche Verwaltungen und Gemeinschaftseinrichtungen bieten sich an und die Privatwirtschaft betreibt auf der politischen Ebene intensive Lobbyarbeit.

Das Fehlen einer strategischen Ausrichtung der IT führt letztlich zu Wildwuchs und über kurz oder lang zum Ruf nach einem »Chief Information Officer CIO«. Er soll den gordischen Knoten durchschlagen: die komplexe und für fachfremde undurchschaubare IT ordnen und harmonisieren und auch die dadurch gewachsenen Kosten in den Griff bekommen. Wenn dies nachhaltig und verlässlich geschehen soll, empfiehlt sich eine gründliche Analyse und Aufarbeitung der vorgenannten Handlungsfelder, eben eine transparente IT-Strategie.

Die Ampeln stehen auf grün für eine IT-Strategie in der ÖV. Die jüngste Entwicklung auf Bundesebene unterstreicht dies:

• Das Bundeskabinett hat am 5. Dezember 2007 das Konzept »IT-Steuerung des Bundes« CIO-Konzept beschlossen und den Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik benannt.

• Zum 1. August 2009 ist der neue Artikel 91 c des Grundgesetzes in Kraft getreten. Er schafft erstmals eine verfassungsrechtliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern im Bereich der Informationstechnik der Öffentlichen Verwaltungen.

• Seit April 2010 ist der IT-Planungsrat das zentrale Gremium der IT-Steuerung von Bund und Ländern. Er koordiniert unter anderem die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen der Informationstechnik, beschließt fachunabhängige und fachübergreifende IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards und steuert E-Government-Projekte.