Der Erfolg eines Benchmarking-Projekts steht und fällt mit dem richtigen Partner. Ideal ist ein branchenfremdes Unternehmen, das bei den zu untersuchenden Geschäftsprozessen eine Spitzenposition einnimmt und im eigenen Unternehmen hoch angesehen ist.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• welche Methoden zur Benchmarking-Partnerwahl geeignet sind,
• wie die Benchmarking-Zentren sich zwecks internationaler Partnersuche vernetzen,
• wie der Benchmarking-Verhaltenskodex den Austausch zwischen Benchmarking-Partnern regelt.

Ausgangssituation

Ziel des Benchmarking ist es, die besten Praktiken, die gegenwärtig existieren, ausfindig zu machen, zu analysieren sowie das Gelernte zu adaptieren und in die eigenen Geschäftsprozesse zu integrieren. Aus diesem Grund richtet sich Benchmarking an den Besten aus. Unabhängig von ihrer Quelle wird über Branchen hinweg nach neuen, zum Teil für das eigene Unternehmen ungewöhnlichen Praktiken gesucht. Erfolg an externen Kriterien zu definieren, bedeutet, eine Vorstellung von Bestleistung zu entwickeln und das Unternehmen auf ein neues Leistungsniveau zu heben.

Der wesentlichste Aspekt des branchenunabhängigen geschäftsprozessbasierten Benchmarking zum Prozessbenchmarking siehe das Kapitel »Benchmarking der Vergleich mit den Besten« ist die systematische Vorgehensweise zur strukturierten Analyse und Validierung der eigenen Geschäftsprozesse und der der Vergleichsunternehmen. Nur so ist eine Identifizierung von wirklichen Best Practice-Lösungen möglich. Auf dieser Grundlage wird eine für alle Beteiligten transparente Darstellung geschaffen, welche die verschiedenen, oft heterogenen Abläufe der einzelnen beteiligten Unternehmen schnell und vollständig in ihrer Komplexität und ihrem Merkmalscharakter erfasst. Eine weitere entscheidende Funktion des Prozessbenchmarking ist darin zu sehen, dass diese Managementmethode neben der Optimierung von Geschäftsprozessen auch als effizientes Führungsinstrument dienen kann. Insbesondere das Erkennen und Erleben, wie andere Firmen beispielsweise Schnittstellen synchronisiert oder Abläufe optimal gestaltet haben, zeigen das weitreichende Potenzial des Benchmarking. Auf diese Weise können über rein monetäre Einsparungen hinaus auch erhebliche Fortschritte bei der Sensibilisierung für Prozessabläufe und deren Gestaltungsmöglichkeiten erzielt werden.

Die externe Betrachtung, die im Vergleich von Geschäftsprozessen bereits mit inbegriffen ist, stellt allerdings besondere Anforderungen an die Auswahl der Vergleichsunternehmen. Es herrscht häufig die Meinung vor, dass Benchmarking lediglich Unterschiede aufzeigt, jedoch nicht den Weg definieren kann, Best Practice-Lösungen zu identifizieren. Bei Unternehmen, die Benchmarking bereits erfolgreich eingesetzt haben, hat sich aber gezeigt, dass dies sehr wohl möglich ist.

Die Benchmarking-Projektphase des Vergleichs beinhaltet sowohl die Auswahl der Benchmarking-Partner als auch den sich anschließenden Vergleich der ausgewählten Prozesse und Kennzahlen.

Der Auswahl der richtigen Benchmarking-Partner, mit denen man gemeinsam in den gegenseitigen Lernprozess eintreten will, kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Da das Potenzial des Benchmarking von der Qualität der eigenen Leistungen verglichen mit denen der Vergleichsgruppe abhängt, muss die Bestimmung der Partner sorgfältig erfolgen ansonsten bleiben existierende Leistungslücken unbeachtet.

Um aus den resultierenden Benchmarks aussagekräftige und umsetzungsfähige Ergebnisse abzuleiten, müssen die potenziellen Benchmarking-Partner nicht nur eine »Spitzenposition« bei den zu vergleichenden Abläufen einnehmen, sondern darüber hinaus auch eine hohe Akzeptanz auf der Managementebene im eigenen Unternehmen besitzen, damit die meist divergierenden Praktiken für Change-Projekte zur Diskussion gestellt und eine angemessene Umsetzungsbereitschaft erwirkt werden kann.

Die Suche nach einem geeigneten Benchmarking-Partner, der nicht nur die gestellten Anforderungen erfüllt, sondern auch bereit ist, unternehmensinterne Daten offen auszutauschen und Informationen vorbehaltlos zu teilen, stellt die wesentliche Schwierigkeit bei Benchmarking-Projekten dar. Grundsätzlich ist ein Unternehmen nur dann für einen Vergleich geeignet, wenn dort auch ein vergleichbarer Prozess beziehungsweise Prozessabschnitt existiert, dieser Prozess zumindest in Teilaspekten besser beherrscht wird und die Ergebnisse messbar über den eigenen Ergebnissen liegen. Darüber hinaus muss auf beiden Seiten die Bereitschaft zur Teilnahme an einem gegenseitigen Lernprozess bestehen, was sich vor allem bei einem Vergleich mit direkten Wettbewerbern meist als schwierig erweist. Die in der Regel komplizierte und langwierige Suche nach den richtigen Partnern, die bereit sind, sich offen auszutauschen und in den gegenseitigen Lernprozess einzusteigen, gestaltet sich dagegen bei der Wahl des branchenunabhängigen Benchmarking meist als unkritisch [2]. Darüber hinaus sollte sich die Partnersuche insbesondere auf branchenfremde Unternehmen beschränken, da sich in der Regel kaum welt-beste Praktiken in der eigenen Branche finden lassen.

Beim branchenunabhängigen Benchmarking besteht zwischen den ausgewählten Vergleichsunternehmen kein direkter Wettbewerb, und die jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen werden nicht auf gleichen Märkten oder bei gleichen Kunden angeboten. Der Schlüssel zu langfristigem Erfolg im Wettbewerb ist nicht Gleichheit, sondern Überlegenheit. Daher muss es ein Hauptziel beim Benchmarking sein, die Wettbewerber zu überholen. Da ein direkter Vergleich mit Konkurrenten jedoch meist lediglich ein Aufholen und weniger ein

Überholen ermöglicht, verspricht nur das branchenunabhängige Benchmarking einen Leistungssprung zur Führerschaft im Wettbewerb.

Methoden zur Benchmarking-Partnerwahl

Ausgangspunkt der Vergleichsphase ist die Benchmarking-Partnersuche. Dieser Auswahlprozess lässt sich in eine Generierungsphase und eine Selektionsphase unterteilen [1]. Die Generierungsphase hat zum Ziel, möglichst viele und unterschiedliche potenzielle Benchmarking-Partner zu finden. In der Selektionsphase findet dann eine Verdichtung der vorhandenen Informationen anhand von Bewertungskriterien statt.

Die Methoden zur richtigen Benchmarking-Partnerwahl hängen stark von den Formen der Beteiligung ab.

Beim selbstinitiierten Benchmarking legt das initiierende Unternehmen das Benchmarking-Objekt fest und sucht diesbezüglich passende Benchmarking-Partner. Durch die feste Vorgabe des Benchmarking-Objektes eines einzelnen Unternehmens übernimmt dieses in der Regel auch die anfallenden Projektaufwände bezogen auf die Prozessdarstellung und die Vergleichsgrößen. Die Benchmarking-Partner erklären sich lediglich bereit, die definierten Informationen zu liefern und für Interviews sowie Austauschtreffen bereit zu stehen. Im Gegenzug erhalten die Benchmarking-Partner alle erarbeiteten Best Practice-Informationen sowie ein individuelles Stärken-/Schwächen-Profil.

Als Benchmarking-Partner sind solche Unternehmen zu verstehen, die sich bei einem selbstinitiierten Benchmarking als Partner beziehungsweise Best Practice-Unternehmen zur Verfügung stellen.

Eine Benchmarking-Partnerschaft hingegen kennzeichnet eine Gruppe von Unternehmen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen und sich kollektiv auf ein Benchmarking-Objekt und die zu erhebenden Vergleichsgrößen verständigen. Bei dieser Benchmarking-Vorgehensweise werden die Aufwände vorwiegend von allen Beteiligten zu gleichen Teilen getragen. Häufig wird diese Vorgehensweise auch Konsortium-Benchmarking genannt.

Unter diesen drei Arten der Beteiligung kommt dem selbstinitiierten Benchmarking die größte Wichtigkeit zu. Daher wird im Folgenden hauptsächlich auf diese Art des Benchmarking eingegangen.

Generierungsphase

Auf Grundlage der bereits gewonnenen Erkenntnisse aus den Projektinitiierungsphasen Zielsetzung sowie Interne Analyse inkl. Prozessanalyse und einer ersten Auswertung der qualitativen und quantitativen Datenerhebung erfolgt eine Zusammenstellung potenzieller Benchmarking-Partner durch das gesamte Projekt-Team. Zur Ermittlung potenzieller Vergleichsunternehmen stehen dem Projekt-Team die im Folgenden dargestellten Wege und Methoden der Benchmarking-Partnerwahl zur Verfügung:

• Brainstorming

• Mund-zu-Mund-Propaganda über erfolgreiche Unternehmen

• Literaturanalysen

• Wettbewerbsanalysen

• Preisträger